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【Tegakiパートナーソリューション紹介:コムチュア株式会社】 業務デジタル化ソリューション(AI-OCR×RPA×BPMシステムの活用)

パートナーソリューション紹介

新型コロナウィルスの影響で多くの人々の生活が変わりました。

在宅勤務やテレワークが推進されるようになり、近年話題となっている「働き方改革」がより進んだと感じている方がたくさんいらっしゃるかと思います。

そして、「残業時間が減った」「有給休暇を取得しやすくなった」というような労働環境の改善だけではなく、業務効率化を検討し始めているものの、どのように進めるべきか分からないと、お悩みの方も多いのではないでしょうか?

そこで、ポストコロナ時代に向けて、手書きの書類を含めた業務プロセスを自動化する業務デジタル化ソリューションをご紹介いたします。

 

業務デジタル化ソリューション概要

業務デジタル化ソリューションは、無駄やミスが多発するプロセス、時間がかかるプロセス等を見直すことができます。例えば、手作業を自動化できるプロセスではAI-OCRやRPAにより業務負担を削減し、BPMシステムで業務プロセスを可視化します。
さらに、BPMシステム上に蓄積されたデータから業務プロセスの課題を発見し、PDCAサイクルを回すことで業務効率化を促進させます。また、BPMシステムは、定型業務から突発的で複雑な非定型業務まで管理できるため、ビジネス環境の変化に柔軟に対応できる強みがあります。

このように、AI-OCR・RPA・BPMシステムを組み合わせて、業務プロセスの自動化と可視化により業務のデジタル化・効率化を実現できるのが、業務デジタル化ソリューションとなります。

 

BPM概要

ここでは、「BPM」と「BPMシステム」という混合されがちで、業務デジタル化ソリューションのキーワードともなっている「BPM」と「BPMシステム」について、簡単にご説明いたします。

 

1. 「BPM」は業務を改善する手法

BPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)は、業務プロセスのPDCAサイクルを回すことで、業務を改善する手法です。
あわせて、どういった流れでBPMを進めていくのかもご説明いたします。PDCAサイクルに当てはめると、以下の4つに分けることができ、この流れを繰り返していくことになります。

①Plan(計画):分析、設計
②Do(実行):実行
③Check(評価):監視
④Action(改善):改善

各項目の詳細は次のようになります。

  • Plan(計画):分析、設計

まずはBPMの対象となる業務を選定して、改善すべき問題点があるかを分析します。そして問題点を改善した業務を、効率的なプロセスに設計し直します。

  • Do(実行):実行

設計し直したプロセスを実行します。

  • Check(評価):監視

実行したプロセスが、問題なく運用できているかを監視します。業務の流れを再設計した場合は、以前よりも効率化できているかを確認します。

  • Action(改善):改善

プロセスの監視により判明した問題点を改善します。

この流れを繰り返すことで、業務プロセスが可視化されて、各プロセスの本質的な問題点を発見することができます。そして、問題点の改善をすることにより、結果的に業務の改善や効率化をはかる手法が「BPM」となります。

BPMの本質は、PDCAを繰り返すこと

 

2. 「BPMシステム」はBPMの取り組みをサポートするITシステム

省略されてBPMと呼ばれることもありますが、BPMシステムはBPMを実現するためのITシステムです。
なお、BPMシステムには、基本的に以下のようなワークフロー製品の機能が盛り込まれております。

  • 外部連携機能

社内の基幹システムや外部の他システムとのデータ送受信処理を可能にする機能です。

  • バージョン・履歴管理機能

申請内容の変更履歴管理や申請書のバージョン管理する機能です。

  • フォーム作成機能

タスク処理内容に応じて、申請帳票やWEB画面フォームの作成する機能です。

  • ワークフローエンジン

業務データを次のタスク処理者を認識して渡す機能です。付随機能として、期日アラート管理やユーザ・組織管理機能、権限管理機能等があります。

  • ステータス管理機能

申請、承認、決裁、差し戻しのステータスを可視化して管理する機能です。時間や場所の制約なく処理状況が随時把握可能になります。

 

そして、ワークフロー製品と異なる「BPMシステム」特有の機能として、以下の3点が挙げられます。

①モデリング機能
②シミュレーション機能
③モニタリング機能

各項目の詳細は次のようになります。

  • モデリング機能

モデリング機能とは、業務プロセスを可視化するための機能です。業務の流れを、直感的なGUI(グラフィカルインターフェース)によって可視化し、ドラッグ&ドロップでプロセスを設計できます。

  • シミュレーション機能

モデリング機能で設計したプロセスが、どのように動作するか予測する機能です。設計した業務プロセスに問題点がないかを検証します。

  • モニタリング機能

プロセスの実行状況を監視する機能です。設計したプロセスがどのように実行されたかを確認でき、問題点などが生じたらその改善策を考えPDCAサイクルを回していきます。

 

これらのモデリング、シミュレーション、モニタリングの3つのサイクルを繰り返すことで、継続的に業務の改善・最適化をサポートするITシステムが、「BPMシステム」となります。

BPMシステムは、PDCAサイクルを回して業務改善を行うためのITシステム

 

業務デジタル化ソリューション詳細

BPMについてのご説明をいたしましたので、続きまして業務デジタル化ソリューションを「AI-OCR⇒RPA連携」と「RPA⇒BPM連携」とで2つのパートに分けてご紹介いたします。

 

1. AI-OCR⇒RPA連携

手書き書類の文字データ化と入力業務をAI-OCR製品「Tegaki」・ロボットで自動化

「Tegaki」は、収集した大量の手書き文字データから文字の特徴をディープラーニングし、高精度な文字認識を実現します。

この「Tegaki」にて、紙に手書きで記入された書類を読み込み、文字データ化することで、その後の業務システムへの入力業務を人の代わりにソフトウェアロボット(RPA)が自動的に実行します。

例えば、手書きの申請書に記載されている氏名・住所・チェック項目を文字データ化し、その後のデータ加工や照合、システムへの入力までの業務プロセスを自動化することで、ペーパーレス化の実現や印刷・保管コストの削減、文字データの見える化と検索など、様々な業務を効率化できます。

 

AIによる自動学習で様々な手書き書類に対応、さらに手軽に利用可能

  • 手書き文字の認識率99.22%

AIを活用した独自アルゴリズムで、自動認識が難しかった手書き文字を高速・高精度に読み取ることができます。文字枠なしのフリーピッチ(自由記述)や複数行にも対応可能です。

※「Tegaki」の認識率について、すべての手書き書類で初回から99.22%の認識率を保証するものではありません。

  • 多様な文字に対応可能

活字と手書き文字の両方に加え、チェックボックス・丸囲い文字、数字・アルファベットなどの混合文字にも対応しています。

  • 様々なシステムと連携

APIを活用して自社システムと連携させ、既存の操作画面のままAI-OCR機能を利用することもできます。また、SaaSなので新たなインフラは不要で手軽に利用を開始できます。

 

様々な業務にあわせた活用が可能

 金融機関でカード申請書類の手続きを自動化
 地方自治体で各種申込書類の事務処理を自動化
 労務業務で保険申請書類の事務処理を自動化
 医療機関で問診票回答をシステムに自動連携
 マーケティングでアンケート用紙の集計を自動化
 点検・修理で保守サポート記録をシステムに自動連携

 

申請書処理などの業務デジタル化とコスト削減を実現

 

2. RPA⇒BPMシステム連携

RPAとBPMシステムの連携で業務プロセスの自動化と最適化を支援

RPA・BPMシステムを活用した業務改善システムは、人の単純作業をソフトウェアロボットで自動化する「RPA」と業務プロセス全体を管理して改善する「BPMシステム」を連携することで、業務プロセス全体を最適化します。

RPAを活用して現在の業務プロセスの中で人の単純作業となる部分をロボットで自動化することで、プロセスの一部分を効率化することや、作業ミスの軽減を支援します。

さらにBPMシステムと連携することで、人とロボットが混在した業務プロセス全体を管理・可視化できます。ロボットがエラーを起こした場合に、人が作業を引き継ぐことで業務が止まらないように設計することや、人とロボットの作業時間の記録をとり作業分担を見直すなど、業務プロセス全体の分析・改善が可能です。

 

業務改善のPDCAサイクル構築と業務自動化を実現

 

業務デジタル化ソリューションまとめ

ここまで、「BPM」と「BPMシステム」の違い、業務デジタル化ソリューションの概要と詳細をご紹介してきました。

「AI-OCR」、「RPA」、「BPMシステム」を組み合わせることで、業務の改革を進められることが、少しでもお伝えできていれば幸いでございます。

 

コムチュア紹介

それでは、最後となりますがコムチュアのご紹介をさせていただきます。

【コムチュア株式会社 紹介】

コムチュアは1985年に創業して以来、「お客様には”感動”を、社員には”夢”を」を理念とし、お客様やお取引様から真に信頼される企業であり続け、社会とともに発展することを目指してまいりました。

DX時代を担う「デジタルソリューションパートナー」として、デジタル技術を活用し、お客様の経営課題解決とイノベーション実現に積極的に貢献してまいります。

 

1. コムチュアの強み

コムチュアは、Tegaki、RPA、BPMシステム製品の自動化プロジェクトはもちろんのこと、ソリューションベンダーの強みを生かし、自動化対象システムも含めたチームとしての対応も可能です。

以下のようなお悩み事がございましたら、是非ともコムチュアにお任せください。

 申請業務をデジタル化できておらず、手続きが煩雑である
 部門ごとに業務規定やルールがあり、業務プロセスを標準化できていない
 部門ごとに業務改革に取り組んでいるが、目に見える大きな成果が出ていない
 業務進捗をリアルタイムに把握し、トラブルの発生を即時に検知したい
 RPAで業務効率化を行ったが、思ったように効率化できていない
 市場や競合他社の業況変化に対応した業務変更を素早く行うことができない
 無駄な作業や業務の滞留を分析し、業務における効率ポイントを発見したい

 

2. サービス導入の流れ

コムチュアであれば、経験豊富な要員が多数在籍しているため、お客様の業務プロセスに適したソリューションをご提案し、業務の効率化をトータルでサポートできます。

詳しくはお気軽にお問い合わせください!

 

3. お問い合わせ先

会社名 コムチュア株式会社
会社HP リンク https://www.comture.com/
問い合わせページ リンク https://www.comture.com/inquiry/groupware/