【Tegakiパートナーソリューション紹介】最先端のドキュメント管理ソリューション「SPA」

【ウイングアーク１ｓｔ株式会社紹介】

ウイングアーク１ｓｔ株式会社は、2004年の設立以来、帳票とデータ活用・B Iを基軸に企業における情報活用と業務効率を活性化させるソフトウェアを提供し続けています。帳票事業のメインプロダクトである「SVF」は、日本特有の緻密な帳票でも柔軟に対応できる点が高く評価されています。業務処理におけるすべての帳票を対象としているため活用シーンは広範囲にわたり、大手企業や官公庁を中心に導入され、導入実績26,021社、国内シェアNo1を誇ります。また長年SVFで培ったノウハウを活かし、OCRによるドキュメントのデータ化から、文書管理・流通までをワンストップで行う「SPA」も提供しています。

※累計社数2020年2月末時点
※出典：株式会社ミック経済研究所「帳票設計・運用製品の競合調査2019年度版」（帳票運用製品ベンダー別出荷金額推移）をもとにウイングアーク１ｓｔが作成

最先端のドキュメント管理ソリューション「SPA」概要

“AI-OCRと文書管理がオールインワン”
「SPA」および「SPA Cloud」は、帳票・文書管理のデータ化から管理・記録、そして企業間文書流通までをノンストップで行い、ドキュメントのもつ価値を最大化する最先端のドキュメント管理ソリューションです。

ソリューションの強み

• 4つのAIOCRエンジンを実装、精度と効率性を追求。
• オフィスドキュメントのデータ化と文書管理機能を１製品で実現。
• スキャナ保存と電子取引の両方に対応、電子帳簿保存法対応の最適ソリューション。
• RPA、クラウドストレージ、CRMなど外部サービス連携も可能。

SPAを構成する4つの機能

AI OCR

高精度なAI OCRの活用で認識率をあげるとともに、データコンペアにより目視・確認作業の完全自動化を目指した運用を可能にします。

①用途に合わせて選べる4つのAI OCRエンジン
Cogent Labs社の「Tegaki」自社製AIOCR「WingArc Data Capture」を含む4つのエンジンを搭載。読み取る文書に合わせて4つのAI OCRエンジンの中から最適なものを選択することが可能。従量課金の総コストを抑えた運用を実現します。

②確認・修正作業の自動化
複数のOCRを設定し、OCR結果を比較することが可能です。結果が同一だった場合、上記確認UIの確認済みフラグへ自動的にチェックを入れ、確認・修正作業の完全自動化を目指した運用が可能です。またOCR結果の目視確認とデータ修正の効率化のために文書をプレビューしながらデータ確認・修正する機能も提供します。

③AIOCRの運用ログデータ可視化による効果測定
OCRの統計データ出力機能により、時系列で作業粒度や帳票毎の認識率を可視化したり、目視・確認作業に要する時間を把握することで、業務の現状分析を可能にし、効率化のための改善や繁忙期のリソース設計を容易にします。

文書管理・記録管理

文書の保管から記録管理に伴う煩雑な作業を自動化します。それにより管理コストの軽減と内部統制の質を高めることが可能になります。

①文書の自動取り込みと仕分け
他システムから出力される文書ファイルや作成した文書ファイルを自動的にアーカイブします。またPDFやOfficeファイル、画像ファイル内の日付や数字、文字列などの情報を読み取り、予め指定したフォルダに振り分けすることも可能です。

②記録文書のライフサイクル、証跡管理による内部統制対応
記録⽂書は様々な業務で作成・利⽤された後、保存・破棄されます。領収書など法令で保存期間が定められているものや、登記・訴訟関係書類（権利証など）のように永久保存すべきものなど、⽤途に応じて正しく処分する必要があります。SPAは、⽂書の作成から破棄までの証跡を残すことや、⽂書の保存期間に応じた⾃動削除といった操作を⾃動化します。

※セキュリティコントロール：原本のPDFに⼿を加えることなく、仮想PDFでパスワード設定や印刷不可、透かしやマスク、墨消しなど、細かい設定が可能です。また、改ざんを防止するタイムスタンプ、電子署名にも対応しています。

データ連携

クラウドストレージやRPAなどの外部サービスとの連携により運用効率の改善や業務の効率化を促進します。

①ETLツール・RPAツールとの連携
SPAでデータ化することにより、ETLツールやRPAツールと連携できるようになり、業務の⾃動化を促進させます。

②Box連携
SPAに取り込んだ⽂書の原本をBoxに格納することが可能となりました。この連携により、Boxを利⽤しているユーザーはSPAの提供する⾼度な全⽂検索機能やタイムスタンプ機能を利⽤できるようになります。

企業間文書流通

SPAを導入した企業同士での文書連携を可能にします。取引時に発生する受発注書・契約書・請求書などのやりとりをSPA内で完結させることができます。
※2020年12月提供開始予定の機能です。

活用シーン

手書き申込書・作業日報のデータ化

手書き文字をデータ化・原本を補完することでデータエントリー作業を自動化。また検索により素早く原本を見つけることができます。

請求書Web公開

一括出力したPDF請求書を得意先ごとに自動仕分けし、予め指定したタイミングでWeb配信します。得意先は専用Webサイトから請求書をダウンロードすることに加え、必要書類をアップロードすることもできます。

電子帳簿保存法対応

スキャナー保存した文書をSPAで管理し、保管期間をすぎたデータを自動消去します。検索機能により検査対応時には素早く特定データを提示できます。

導入事例

SPAにより年間約185時間の工数削減を実現：武蔵コーポレーション株式会社

収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理を手掛ける武蔵コーポレーションでは、仲介業者から受領する紙の請求書の事務処理が大きな負担となっていた。基幹システムや進捗管理システムと業者名や金額、口座情報などのデータ突合を手作業に依存しており膨大な時間を費やしていた。これを解決するためにウイングアークのSPA Cloudを導入。主要項目を記載した請求書をSVF Cloudで作成する際にQRコードを付加しておくことで、確認を終えて返されてくる請求書の正確な再データ化を実現し、大幅な工数削減を実現、年間約185時間の事務処理工数を軽減した。

その他SPAの導入事例は以下リンクよりご参照いただけます。
https://www.wingarc.com/product/usecase/list.html#spa

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